Bearbeiten von PDF-Dokumenten mit Mac OS X Vorschau

Der Acrobat Reader stellt PDF-Dokumente dar, füllt PDF-Formulare aus, setzt Kommentare und markiert, man kann mit ihm in PDF-Dokumenten suchen und in begrenztem Umfang Daten (z.B. Bilder) aus einem PDF-Dokument exportieren, etc. pp. …

Aber  immer wieder anstehende Anforderungen in Bezug auf die Manipulation von Seiten im Dokument erfüllt der Reader nicht:

  • Seiten löschen
  • Seiten (oder ganze PDF) einfügen
  • Seiten verschieben

Dazu gibt es halt die Vollversion oder eine Vielzahl von (kostenpflichtigen) Tools, die diese Aufgaben erfüllen.

Der gemeine MAC-User ist dort im Vorteil, denn das mitgelieferte Anzeigetool für PDF-Dokumente – die Vorschau – bietet diese Funktionalitäten selbst an. Und das auf eine sehr elegante, eben mactypische Weise.

Anpassen der Ansicht

Zentraler Arbeitsschritt für die Manipulation der Seiten eines PDF-Dokumentes mit der Vorschau ist der Wechsel in die Ansicht Kontaktbogen.
Dies ist mit einem Mausklick auf das entsprechende Symbol in der übersichtlichen Symbolleiste (siehe Update)der Vorschau bei geöffnetem PDF-Dokument möglich:

Ansicht Kontaktbogen

Ansicht Kontaktbogen

UPDATE: Natürlich bleibt Apple von Version zu Version nicht untätig – auch die Menüanordnung hat sich von der Version 10.6.x bis zur heutigen (03.03.2013) Version 10.8.2 geändert.
Heute hat mich Jan (siehe Kommentare) darauf aufmerksam gemacht, dass die Kontaktbogenansicht nicht mehr mit direktem Mausklick erreichbar ist.

Apple hat die verschiedenen Ansichten in einem Drop-Down-Menü versammelt:

03.03.13_21_16-Bildschirmkopie

 

 

 

 

 

Dadurch erhält man eine Übersichtsdarstellung der im Dokument enthaltenen Seiten. Die Seiten werden mit ihrem tatsächlichen Layout verkleinert dargestellt, so dass man sie auch visuell identifizieren kann. Sie werden in der Originalreihenfolge hintereinander aufgelistet.

Mit einem Mausklick wird eine Seite markiert. Mit den bekannten Tastenkombinationen können weitere Seiten dazu markiert werden oder eben alle auf einmal.

Löschen von Seiten

Mit einem Klick auf die Backspace- (auf deutsch Zurücklöschen-) Taste wird die markierte Seite sofort gelöscht. Dies ist auch durch ein Ziehen der Seite in den Papierkorb (siehe Update) oder durch Auswahl der Menüpunkte Bearbeiten und Löschen möglich. Warum diese Funktion nicht im per rechter Maustaste aufrufbaren Kontextmenü vorhanden ist, bleibt Apples Geheimnis.

Wichtig ist sicher in dem Zusammenhang, dass ein Löschen im Moment der Ausführung endgültig ist. Keine Rücknahme des Arbeitsschrittes oder keine Rückfrage vor dem Schließen des Dokumente. Das Löschen per Backspace will also gut überlegt sein.
Offenbar ist die Vorschau eine unfertige Baustelle, die in Cupertino niemand für wirklich wichtig erachtet …

UPDATE: Zwischenzeitlich hatte Apple bei der Version 10.7  die Löschfunktion offenbar geändert. Wie Maximilian (siehe Kommentare) schreibt, benötigte die Löschfunktion zusätzlich die cmd-Taste.
Ab Version 10.8 genügt allerdings wieder die Backspace-Taste, wie togolaise (siehe Kommentare) schreibt. Dies ist auch bei der aktuellen (03.03.2013) Version 10.8.2 der Fall.

Allerdings fehlt nun die Möglichkeit, die Seite(n) in den Papierkorb zu bewegen. Nach dem Ziehen und Ablegen bleibt die Seite kommentarlos erhalten.

Aktuell findet sich in der Version 10.8.2 auch wieder ein Eintrag „In den Papierkorb legen“ im Kontextmenü – allerdings ist er ausgegraut …

03.03.13_21_28-Bildschirmkopie

Verschieben von Seiten

Bei gedrückt gehaltener Maustaste wird die markierte Seite an eine Stelle zwischen zwei anderen Seiten im Dokument gezogen, an der sie zukünftig stehen soll. Ganz nett animiert weichen die Seiten, zwischen denen die Seite abgelegt werden soll, höflich zu Seite und die zu verschiebende Seite wird an der richtigen Stelle „fallengelassen“:

Seiten verschieben

Seiten verschieben

Hier wird die Seite 3 mit gedrückt gehaltener, linker Maustaste zwischen die Seite 1 (die nach links zur Seite geklappt ist) und die Seite 2 geschoben. Während des Ziehens heftet die zu verschiebende Seite als transparenter Seitenschatten am Mauszeiger.

Seite verschoben

Seite verschoben

Wird die zu verschiebende Seite an der gewünschten Stelle „fallengelassen“ so wird die neue Reihenfolge direkt dargestellt. Die Nummerierung der Seiten in der Darstellung bleibt erhalten, so dass Manipulationen erkennbar bleiben. Im Beispiel lautet die Seitenreihenfolge also 1 – 3  – 2 .

Herauslösen / Herauskopieren von Seiten

Das Herauslösen einzelner oder mehrerer Seite geschieht ebenfalls über ein Ziehen der markierten Seite bei gedrückter, linker Maustaste.

Die Seite kann als neues, geöffnetes Dokument der Vorschau hinzugefügt werden, indem sie in die weiße Fläche unter den schmalen, horizontalen Strich gezogen wird, der das Ende des geöffneten PDF-Dokumentes darstellt:

Herauslösen einer Seite als neues, geöffnetes PDF

Herauslösen einer Seite als neues, geöffnetes PDF

Nach dem „Fallenlassen“ steht die so herausgelöste Seite als neues, in der Vorschau geöffnetes PDF-Dokument zur Verfügung und wird unterhalb der schmalen Linie als neues Dokument gelistet:

Herauslöste Seite als neues, geöffnetes Dokument

Herauslöste Seite als neues, geöffnetes Dokument

Eine weitere Möglichkeit ist das Ablegen der herausgelösten Seite auf dem Desktop oder in einen geöffneten Ordner:

Ablage einer herausgelösten Seite auf dem Desktop

Ablage einer herausgelösten Seite auf dem Desktop

Nach dem „Fallenlassen“ ist die herausgelöste Seite als neues PDF-Dokument auf dem Desktop abgelegt:

Auf dem Desktop als neues Dokument abgelegte Seite

Auf dem Desktop als neues Dokument abgelegte Seite

In jedem Fall ist das Herauslösen einer Seite ein Herauskopieren, da das Queldokument nicht verändert wird.
Die herausgelöste Seite ist im Quelldokument weiterhin vorhanden.

Hinzufügen von Seiten aus anderem Dokument

Diese Funktionalität stellt letztlich eine Kombination von Herauslösen und Verschieben einer oder mehrerer Seiten von einem Dokument in ein anderes dar, wobei die Seiten im Quelldokument erhalten bleiben.

Dazu sind zunächst die (beiden) PDF-Dokumente zu markieren und über das Kontextmenü mit der rechtem Maustaste zu öffnen.

Zwei Dokumente gleichzeitig öffnen

Zwei Dokumente gleichzeitig öffnen

Dann ist in der geöffneten Vorschau die Ansicht auf „Kontaktbogen“ zu ändern.

Zwei Dokumente mit Ansicht "Kontaktbogen" geöffnet

Zwei Dokumente mit Ansicht „Kontaktbogen“ geöffnet

Nun sieht man beide Dokumente geöffnet untereinander, getrennt mit der schmalen, horizontalen Begrenzungslinie.

Mit gedrückt gehaltener, linker Maustaste kann  nun eine Seite von einem in das andere Dokument gezogen werden. Im Bespiel wird die bebilderte Seite aus dem unteren Dokument zwischen die Seite 1 und 2 des oberen Dokumentes geschoben:

Kopieren einer Seite in ein anderes Dokument

Kopieren einer Seite in ein anderes Dokument

Nach dem „Fallenlassen“ steht die Seite nun zwischen den beiden Seiten des oberen Dokumentes:

Fertig hinzugefügt

Fertig hinzugefügt

Fazit

Für Manipulation von Seitenreihenfolge, -anzahl, Hinzufügen sowie Löschen von Seiten benötigt der Mac-User also weder das Acrobat Vollprogramm noch vergleichbare Ersatzprogramme. Das Betriebssystem bringt mit der Vorschau bereits ein Programm mit diesen Fähigkeiten mit.

Wenn dieser Post jemandem geholfen hat, würde ich mich über ein kurzes Dankeschön als Kommentar und ggfls. die Verlinkung in anderen Blogs oder Foren freuen !!

11 Gedanken zu “Bearbeiten von PDF-Dokumenten mit Mac OS X Vorschau

  1. Schön erklärt, danke. Nur leider funktioniert löschen einer Seite nicht mehr so wie beschrieben. Seit zumindest 10.7 geht das nicht mehr, man muss „Shift cmd Backspace“ drücken um eine Seite zu löschen. Was sich Apple dabei gedacht hat, wird wohl für immer ein Geheimnis bleiben… Definitv eine Verschlechterung, wenn man so was nur durch langes googeln herausfinden kann.

    • Vielen Dank für Dein positives Feedback – und vor Allem für Deinen Hinweis auf die Änderung beim Löschen von Seiten !
      Man benutzt die Funktionen ja nicht jeden Tag – da geht so manches an Änderungen unter.
      Kein Wunder, dass Aplle auf so hohe Änderungszahlen bei jedem Minor-Update kommt, wenn auch solche nicht nachvollziehbaren Änderungen dazu zählen.
      Sobald ich Zeit habe, werde ich das mit Hinweis auf Deine Hilfe korrigieren.

  2. Auch ich denke, dass solche praktischen Posts der „Gemeinde“ helfen. Ich nutze Vorschau recht intensiv, denn es kann wesentlich mehr, als der Name vermuten läßt. In der aktuellen Version (10.8 wie z.T. auch vorher) gibt es Funktionen um Formen einzufürgen (Rechteck, Kreise Wolken), die dann eingefärbt und auch mit Text ergänzt werden können.

    Gern nutze ich diese Funktion, um bestimmte Teile abzudecken und dann mit einer weißen Fläche zu „verstecken“, nur leider habe ich noch keinen Weg gefunden, um den sonst attraktiven Schatteneffekt für diesen Fall abzuschalten.

  3. Gute Zusammenfassung. Allerdings muss man unter Mountain Lion noch zwei Klicks machen um in den Contact-Sheet-Modus zu kommen. Die Toolbar kann leider nicht mehr so konfiguriert werden, wie es in Deinen Screenshots dargestellt ist.

    • Hallo Jan !
      Danke für den Hinweis – ich hab’s gleich zum Anlass genommen, den Tipp ein wenig zu aktualisieren …

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